Seguridad en América | Post

Las empresas hacen todo lo posible por incorporar cada vez más niveles de seguridad que les permitan proteger a sus empleados, clientes y organizaciones. De hecho, según informes elaborados por Infosec, las compañías gastan en promedio alrededor de 2.84 dólares por mil dólares en ingresos, o alrededor del 0.03% de su presupuesto anual, en medidas de seguridad para sus negocios. Antes de la pandemia, 62% de las compañías entrevistadas afirmaron que aumentarían su gasto en seguridad en un promedio que oscilaba entre 250 mil y un millón de dólares al año.

Las precauciones en las áreas de control de acceso, videovigilancia, protección contra incendios y ciberseguridad suelen encabezar la lista de prioridades. En contraste, la custodia de las llaves físicas y de los dispositivos utilizados por los empleados a menudo no se tiene en cuenta como un componente fundamental de la seguridad.

Esto se debe a que las organizaciones tratan cosas como las llaves físicas o las tarjetas de acceso como meras llaves. En consecuencia, la mayoría de estas empresas no las incluyen en sus programas de seguridad.

La seguridad de las llaves físicas y la gestión de dispositivos debe ser una prioridad; no necesariamente por el valor de las llaves o los activos en sí mismos, sino porque aquello a lo que la llave o el activo brinda acceso o la acción que permiten realizar es lo más valioso y puede implicar un enorme riesgo para una organización.

AHORRE TIEMPO Y DINERO Y PROTEJA SU REPUTACIÓN

Muchas veces, sólo se dimensiona realmente la importancia de las llaves y los equipos cuando una emergencia hace necesaria una reacción. Un sistema de llaves maestras para cambiar las cerraduras en los puntos de acceso de una instalación podría costar cientos de miles de dólares, además de tiempo y daños a la reputación.

Tomemos como ejemplo la industria de la construcción. Las herramientas a las que no se hace seguimiento y los robos en las obras, sólo en los Estados Unidos, cuestan a las empresas de construcción casi mil millones de dólares al año, según informes del Registro Nacional de Equipos (NER). Además, los trabajadores aseguran haber pasado más del 47% de su tiempo buscando las herramientas adecuadas cada día. Esa es una ineficiencia significativa que un sistema de gestión de llaves y activos podría fácilmente ayudar a subsanar, al reducir el tiempo de inactividad y aumentar la productividad.

De hecho, los casilleros que forman parte de un sistema de gestión de llaves no sólo permiten hacer seguimiento de activos esenciales —por ejemplo, en el caso de la construcción, las empresas de servicios públicos o la minería—, sino que además pueden conectarse en red para rastrear quién accedió por última vez a los equipos, cuánto tiempo los tuvo en su poder e informar sobre equipos defectuosos.

Esto supone un nivel adicional de prevención de costos por demandas de responsabilidad civil y ofrece mayor seguridad a los usuarios. Además, un sistema de casilleros puede cargar la batería de los equipos y utilizar un proceso de entrega en el que se liberan en principio aquellos que ingresaron primero a los casilleros, garantizando así que sólo se utilicen los equipos que estén mejor acondicionados para una tarea.

¿Qué hay de activos extraviados, como computadores portátiles? Los dispositivos electrónicos, como computadores portátiles o tabletas, contienen información confidencial de las compañías y de los clientes que, en caso de pérdida, robo o daño, va más allá del valor monetario. Las filtraciones de información de las compañías, los datos confidenciales de los clientes y los registros de los empleados no sólo pueden costar miles de millones de dólares en litigios, sino que además pueden acabar con una empresa.

Todo se puede echar por la borda: los empleos de los trabajadores, la confianza de los grupos de interés, la garantía de los consumidores. En el caso de los hospitales, los hoteles y las universidades, una tarjeta de acceso extraviada o mal utilizada puede aumentar el riesgo de una organización de sufrir daños o robos en los inmuebles, e incluso poner a una persona en una situación de mayor riesgo de ser agredida, o incluso de cosas peores.

Las soluciones inteligentes para la gestión de llaves reducen el riesgo de demandas de responsabilidad civil al proporcionar una cadena de custodia completa para todas las llaves durante las 24 horas del día, los siete días de la semana. Las empresas que utilizan sistemas inteligentes de gestión de llaves conocen la ubicación de cada una, la hora en que se utilizó por última vez y la última persona que accedió a ella.

Este conocimiento permite responder con confianza y de manera adecuada a diversos problemas frecuentes relacionados con las llaves. Por ejemplo, es frecuente que los gerentes de hoteles interactúen con huéspedes que creen que algo fue robado de su habitación. En estas situaciones, los huéspedes suelen acusar al personal de limpieza de hurto y quieren que el hotel asuma la responsabilidad de las pérdidas.

Si bien el empleado del hotel puede no ser el culpable, a falta de pruebas contundentes, esta situación puede dar lugar a una estresante batalla jurídica. Los administradores de instalaciones hoteleras que utilizan soluciones de gestión de llaves pueden generar rápidamente informes que ayuden a resolver acusaciones, mantener la confianza de los huéspedes, proteger a los empleados y, al mismo tiempo, obligarlos a rendir cuentas y evitar onerosos costos judiciales.

TRANQUILIDAD PARA LOS ADMINISTRADORES DE INMUEBLES, EMPLEADOS E INQUILINOS

Incorporar e integrar la gestión de llaves y de activos en la red de seguridad de su organización y en los procedimientos de las instalaciones preserva la integridad de las llaves físicas y de los valiosos activos a los que brindan acceso, con cambios mínimos y sin problemas en sus procesos diarios.

De hecho, en la mayoría de los casos su organización puede hacerse más eficiente y usted puede tener más tiempo para concentrarse en otras áreas de sus instalaciones donde pueda generar mayores ingresos. Las soluciones inteligentes de gestión de llaves reportan beneficios para los gerentes comerciales, empleados y clientes por igual, pues mejoran la seguridad, fortalecen las políticas de rendición de cuentas y reducen los costos innecesarios. Estos resultados hacen que aquellas compañías que utilizan soluciones inteligentes para la gestión de llaves sean muy atractivas para la inversión en el competitivo mercado actual.