Seguridad en América | Post

Cuando a uno le piden recomendar a una empresa de seguridad privada para ser proveedor en las instalaciones de un cliente, generalmente uno entra en un gran predicamento. Hay muchas empresas de seguridad privada en el mercado. Es complicado sugerir que contraten a una u otra. El tema es el siguiente, todas las empresas, tienen cosas buenas y áreas de oportunidad; como todos tenemos. Hay grandes empresas con presencia nacional o internacional, y otras regionales o locales. Generalmente, las cuentas nacionales o internacionales luego permiten tener varios beneficios, como una simplificación administrativa al trabajar con un solo proveedor; pero éstos no siempre ofrecen el mismo nivel de servicio en todas las plazas. Las compañías locales o regionales normalmente se esmeran más en cuidar al cliente, pero en ocasiones no tienen la capacidad de cubrir bien todas las plazas requeridas por el cliente.

Sin embargo, lo que es una realidad es que el proveedor de servicios de seguridad privada siempre será tan bueno como la persona que tenga atendiendo a la cuenta localmente. Después de muchos aprendizajes, a continuación les comparto algunos puntos que ayudarán a quienes son confrontados con la incómoda tarea de elegir a una empresa de guardias:

1. Evaluación del requerimiento. Se deben analizar las posiciones que actualmente se tienen y asegurar que estén debidamente justificadas.

Hay que revisar los objetivos de cada posición, las funciones y responsabilidades que estarán realizando los guardias. Se debe cuestionar qué tareas pueden ser suplidas, o complementadas con soluciones tecnológicas. Por ejemplo, hay tecnologías que pueden manejar el control de accesos en una instalación sin la necesidad de tener un guardia, pero algunas tareas de revisión de personas, bultos, etc., deben ser realizadas por personal de seguridad.

2. Diligencia debida de la empresa. Sólo debe invitar a empresas de seguridad que cumplan con todos los registros ante las autoridades locales, estatales y federales, que apliquen a su empresa, conforme a los territorios en los que opera. Deben tener controles de confianza efectivos, y cumplir con capacitación en temas de seguridad, prevención de emergencias y protocolos de reacción, normatividades relacionadas con las actividades que realizan, el uso de equipo de protección personal, armamento, etc. Se debe analizar la historia de la empresa: ¿Quiénes son sus dueños, representantes legales y los responsables de llevar la cuenta ante el cliente? ¿Qué tantos litigios han tenido? Deberán explicar su presencia y cobertura en cada localidad en donde será contratada por el cliente. ¿Con qué otros clientes trabajan en cada localidad? ¿De dónde reclutan al personal? ¿Cómo lo seleccionan? ¿Cómo administran la nómina? ¿Cómo supervisan a su personal? ¿Qué niveles de rotación de personal tienen? ¿Qué estrategias siguen para reducir la rotación?

3. Valor del servicio. La inmensa mayoría de los clientes tienen como consigna contratar a los más baratos, toda vez que cumplan con los básicos. Todos tienen presiones presupuestales; pero bien se ha demostrado una y otra vez que “lo barato sale caro”. Sin embargo, eso tampoco significa que si el cliente esté pagando más por un servicio de calidad, lo va a recibir así. Por ello, las empresas contratantes deben ser muy diligentes en establecer las “reglas del juego”, pues el proveedor de esos servicios nunca lo va a hacer, a menos que sea para proteger sus intereses.

4. Reglas del juego. Esta es una de las tareas más importantes que debe llevar a cabo el cliente. Normalmente, por no tener la experiencia o estar ocupados en otras prioridades, los departamentos de Compras, Seguridad,

Recursos Humanos y/o legal, no se dan a la tarea de diseñar bien las reglas. En este sentido, se debe pensar primero en todas las cosas que sí quiere tener de su proveedor ideal. Una vez cubierto eso, debe determinar todo lo que no quieren tener; por ejemplo, alta rotación de personal, guardias que trabajen dos o más turnos seguidos, guardias que se duermen en el “cumplimiento” de sus funciones, etc. A partir de eso, deben diseñar los mecanismos de control para las actividades de los guardias. Aquí también pueden considerar premios que incentiven el buen cumplimiento por parte de los guardias, y castigos que se pueden imponer a la empresa proveedora cuando no cumplan con los requerimientos del cliente. Los principales documentos que conforman las reglas del juego que rigen la relación que tiene el cliente con la empresa proveedora son:

a. El contrato de prestación de servicios.

b. El análisis de riesgos.

c. El perfil y la descripción de puestos para cada posición de seguridad.

d. Las consignas generales que aplican a todos los guardias.

e. Las consignas específicas que se deben aplicar en cada posición.

f. El reglamento interior de trabajo de la empresa contratante y el de la empresa proveedora.

g. El código de conducta ética de ambas empresas.

h. Las políticas y procedimientos de seguridad y emergencia de la empresa contratante.

i. Otros procedimientos aplicables, como aquellos relacionados con la supervisión, interna, externa, y/o remota del trabajo de los guardias.

5. Comunicación. Habrá que establecer la manera en la cual se va a llevar la comunicación entre el cliente y el responsable de la cuenta por parte de la empresa de seguridad. Como mínimo debe haber una persona designada por el proveedor como el principal punto de contacto de la cuenta, un suplente, y cuando aplique, un responsable local en cada localidad donde se ha contratado el servicio. Se deben establecer los medios de comunicación y los tiempos máximos de respuesta aceptables por parte del proveedor.

Cada cliente, instalación y operación son únicos, por ello es imposible diseñar soluciones de molde que se adapten a las necesidades específicas de cada cliente. Sin embargo, siguiendo diligentemente los cinco puntos aquí descritos, le ahorrará a la empresa contratante muchos problemas y pérdidas financieras.