Seguridad en América | Post

En esta ocasión nuestro especialista invitado muestra este sistema de prácticas para el oficial de seguridad, que contiene las funciones e indicaciones para que el vigilante de seguridad desempeñe y desarrolle su labor con profesionalismo

PROVEEDORES

El oficial de seguridad debe solicitar que el personal externo se registre en la “Bitácora de Proveedores”.

El oficial de seguridad debe registrar en el formato correspondiente, el ingreso de unidades de carga y descarga, la descripción de la unidad, hora de llegada, producto o materiales, cantidad o piezas, número de factura o remisión, hora de salida y el nombre de quien autorizo el ingreso.

Si la espera excede diez minutos, reportar al gerente de Área o jefe de Operaciones, asentar los comentarios y observaciones con el motivo por el cual no se autorizó el ingreso.

Nota: La única persona autorizada para regresar a algún proveedor o contratista es el gerente de Planta.

VISITANTES

El oficial de seguridad, a través de un breve cuestionamiento, a manera de entrevista, deberá preguntar el nombre de la persona a quien visita, el motivo de su visita y de la empresa que representa.

Solicitar la autorización del huésped “Colaborador de la empresa” para su ingreso.

El oficial de seguridad debe entregar un gafete de visitante a cambio de una identificación oficial, la cual quedará a resguardo como recibo, hasta que el visitante se retire de las instalaciones.

Cuando la visita se retire, debe registrar la hora de su salida en la bitácora de registro de visitantes.

Solamente la Dirección General o la Gerencia de Contabilidad pueden autorizar el ingreso de los clientes o de personal VIP a las instalaciones.

El visitante anotará los siguientes datos en la bitácora de registro:

Fecha.

Hora de entrada y hora de salida.

Nombre completo.

Empresa que representa.

Persona que visita.

Asunto a tratar en la empresa.

Firma.

En caso de que la persona solicitada no se encuentre presente o no haya llegado, el visitante podrá permanecer en la sala de espera o en la recepción. Por ningún motivo se le permitirá el acceso a las instalaciones, evitando así que deambule por el interior.

El gafete forma parte del procedimiento de control de acceso y el personal que lo porta no lo excluye de cumplir con los procedimientos de seguridad, por lo que no se le permitirá el ingreso a áreas restringidas si no va acompañado por el huésped o si no cuenta con la debida autorización.

El portador del gafete, es responsable de la pérdida o mal uso que se le dé y le obliga a portarlo en el interior de las instalaciones. El visitante deberá devolverlo en el momento que se le requiera o al finalizar su visita a la empresa.

El oficial registrará cualquier muestra, obsequio, material o equipo que el visitante quiera ingresar, anotando su descripción, número de serie, modelo, color, marca, tipo, etc. que ayude a su plena identificación cuando se retire, si el articulo al ingresar se quedara por tiempo indefinido, al sacarlo, se requerirá que presente el vale de salida debidamente autorizado por el huésped o el coordinador del área.

Por motivos de seguridad en el trabajo, está prohibido el ingreso de visitantes en compañía de menores de edad, amigos o familiares, sin previa autorización. De igual forma, se negará el acceso a la visita si se presenta bajo el influjo de alguna droga, estimulante, con aliento alcohólico o en estado de ebriedad.

El oficial indicará a todo visitante que se disponga a salir, sobre la revisión de portafolios, bultos, cajas, bolsas, materiales o equipo. En los casos que a su salida lleve mercancía, materiales o equipo, sólo se permitirá la salida con el respectivo vale de salida autorizado, factura, remisión o carta porte, según sea el caso; si es equipo, muestra o materiales que traía al ingresar, el oficial debe verificar con el registro inicial de dicho material o equipo, para registrar en la bitácora que los artículos salieron de conformidad con lo ingresado.

Se prohíbe la entrada a la empresa de personas con bermudas, playeras sin mangas, tenis o huaraches.

ENTRADA Y SALIDA DE BIENES Y EQUIPOS

El oficial de seguridad vigilará que todos los bienes u objetos propiedad de la empresa, al salir deberán estar debidamente autorizados por escrito por el jefe o coordinador de cada área, verificando cada salida en la lista de firmas autorizadas. Sin este requisito, no se permitirá, bajo ningún concepto, la salida de bienes, objetos o materiales.

Cualquier movimiento de entrada y salida de bienes o materiales que sean propiedad de la empresa serán inspeccionados y controlados por el personal de Seguridad y Vigilancia en el acceso principal, a través de un vale de salida.

El vale de salida deberá especificar al menos:

Cantidad y descripción del equipo o material.

Motivo de la salida (reparación, devolución, venta, obsequio, etc.).

Nombre y firma de quien autoriza.

Nombre y firma de quien efectúa la salida, retira el material, equipo o mobiliario.

Hora de salida y fecha.

Las salidas definitivas de desperdicio y basura serán autorizados por el jefe de almacén o coordinador del área, y revisados por Vigilancia para que no salgan ocultos otros productos, materiales y objetos de valor propiedad de la empresa.

Será responsabilidad del jefe de Área, documentar y autorizar la orden de salida de bienes, materiales o equipo propiedad de la empresa. El oficial de seguridad deberá reportar a la Dirección General o a la Gerencia de Contabilidad cualquier anomalía detectada en este procedimiento.

Para el retiro de basura, scrap o residuos peligrosos, el personal de la empresa recolectora podrá realizar el retiro entre los días lunes a viernes de cada semana. La empresa que retira la basura no puede sacar la chatarra ni manipular los residuos peligrosos.

El oficial de seguridad realizará el registro de los datos de la empresa recolectora, los cuales serán asentados en su reporte de novedades, siendo:

Fecha.

Nombre de la empresa recolectora.

Nombre del operador y de sus ayudantes.

Datos de la unidad de recolección.

Tipo de materiales que son recolectados.

Hora de entrada y hora de salida.

Nombre de la persona que autoriza el ingreso y de quien verifica la salida.

CONTROL DE ACCESO A UNIDADES VEHICULARES

Verificar que el ingreso de las unidades vehiculares se realice de acuerdo al procedimiento establecido de identificación y control.

Los portones de acceso vehicular permanecen cerrados en todo momento y se abren sólo para el ingreso y salida de unidades de carga y particulares.

Antes abrir y/o cerrar el portón de acceso vehicular, el oficial de seguridad observa que no se encuentren personas y/o transportes sospechosos, en caso de detectarlo se reporta de manera inmediata a la Gerencia de Seguridad, teniendo a la mano los teléfonos de los servicios de emergencia de la zona.

El oficial de seguridad no debe permitir el acceso de personas que vengan acompañando al conductor (familiares o menores de edad.)

El oficial de seguridad no debe permitir el acceso a transportistas y empleados con aliento alcohólico, en estado de ebriedad o bajo la influencia de alguna otra droga o enervantes.

El oficial de seguridad permite el acceso a los transportistas que han sido identificados plenamente, a quienes se les pide registrarse en el formato correspondiente.

Si no se le detecta ningún objeto punzocortante, arma de fuego, artículo contundente a través de la observación, se le permitirá el acceso.

Se lleva una bitácora de registro de acceso para empleados y visitantes, donde se registra:

a) Nombre de la persona.

b) Puesto y Departamento.

c) Nombre de la empresa que representa.

d) Nombre de la persona con la que se entrevistará.

e) Motivo de la visita.

f) Hora de entrada y de salida.

Se le informará a la persona que ingrese a las instalaciones con unidad vehicular, que se realizará una revisión como medida de seguridad.

Los portones de acceso siempre deben tener colocados los candados de seguridad.

Si al realizarle la inspección manual se le detecta algún artículo punzocortante, arma de fuego, artículo contundente, “mantener la calma” de inmediato notificar al jefe inmediato o al área correspondiente sin perder de vista a la persona.

Cuando detecte que algún visitante o proveedor va a ingresar equipo personal (laptop, cámara fotográfica o herramientas), se le solicita que registre el ingreso de su equipo en bitácora.

El oficial de seguridad no debe permitir el ingreso y/o salida de personal o visitantes caminado por el acceso vehicular, que es exclusivo para unidades de uso particular y para transporte de carga y descarga.

El oficial de seguridad debe estar alerta para detectar personas o vehículos sospechosos ajenos a la empresa rondando por el exterior durante los horarios de entrada y salida del personal o de las unidades vehiculares, en caso de detectar alguna anomalía, se lo reportará al momento al jefe inmediato o al área correspondiente de la situación. El oficial de seguridad por ningún motivo abandonará su puesto para investigar el motivo de la presencia de estas personas.

ESTACIONAMIENTO INTERNO

Debe cumplir con el control de ingresos autorizados de autos, del personal Directivo, Administrativo y Operativo (utilitarios y de uso personal), así mismo se le asigna la función de vigilar el perímetro frontal de la empresa y reportar cualquier situación de riesgo.

El oficial de seguridad asignado a la vigilancia del estacionamiento, debe contar con un silbato, paletas de acrílico y lámpara con la finalidad de marcar el alto o el avance de las unidades que salen o ingresan, procurando que la maniobra se realice de manera segura.

Cualquier conducta de falta de respeto a la autoridad por parte del personal, se debe informar a la Dirección o a la Gerencia de Seguridad para tomar las medidas correspondientes, evitando entrar en controversias.

Debe permanecer atento a la llegada de los vehículos con el fin de constatar en lo posible el estado en que ingresan y notificar al conductor de la anomalía, evitando con esto reclamaciones posteriores.

Debe realizar un inventario general de las condiciones de los autos que presentan algún tipo de daño con la finalidad de evitar reclamaciones injustificadas.

Los autos que pernocten en el interior de las instalaciones deben ser reportados a la Gerencia de Operaciones para su conocimiento, en la bitácora de novedades.

SEGURIDAD E HIGIENE

El personal de seguridad deberá conocer el uso y manejo de los extintores e hidrantes, así como de la cantidad y ubicación de cada uno de ellos dentro de las instalaciones. Deberá verificar que los extintores no se encuentren bloqueados de manera temporal o permanente por mobiliario, tarimas, vehículos o botes de basura, reportando cuando así suceda al responsable del área de Higiene y Seguridad.

No está permitido el uso de cámaras fotográficas ni de video, sin la autorización correspondiente del director general de la empresa.

Se debe mantener la disciplina en la empresa (están prohibidas las bromas, juegos de azar y festividades fuera de orden dentro de las instalaciones).

Todo el personal, incluyendo el oficial de seguridad debe ajustarse al cumplimiento de todas las normas y políticas de seguridad de la empresa, siendo responsable de cualquier infracción a las mismas.

En caso de que se realicen trabajos de remodelación dentro de las instalaciones, se debe apegar a los procedimientos, normas y horarios establecidos por la empresa.

Queda prohibido el ingreso de bebidas embriagantes, enervantes, así como armas de fuego u objetos punzo cortantes (que no sean considerados dentro de las herramientas de trabajo).

Todo el personal, incluyendo al oficial de seguridad debe acatar las instrucciones de seguridad en el trabajo y, en su caso, detener cualquier actividad que pueda poner en riesgo la integridad física del personal, de las instalaciones o del medio ambiente.

Todo el personal, incluyendo el oficial de seguridad debe respetar el horario autorizado para laborar dentro de las instalaciones.

RONDÍN DE SEGURIDAD

El personal de seguridad deberá realizar los recorridos de vigilancia durante su horario del servicio, el objetivo es salvaguardar las instalaciones y verificar que no haya ninguna anomalía. En caso de existir alguna condición de riesgo o situación irregular, se registrará en la bitácora del reporte de novedades y se mencionará a detalle, directamente a la Dirección General.

Se deben realizar los recorridos por el perímetro interior de las instalaciones, verificando condiciones de seguridad en la misma, iluminación, defensas perimetrales y áreas de oportunidad, realizando el reporte describiendo detalladamente lo detectado en el recorrido.

Al momento de realizar el recorrido, el oficial de seguridad deberá:

Comprobar las condiciones prevalecientes en pasillos, oficinas, puertas, techos, baños y observar que las salidas de emergencia no se encuentren bloqueadas.

Detectar las áreas donde el personal se reúne para platicar, fumar o disponer de tiempo libre, áreas comunes, depósitos de basura, estacionamiento, etc.

En el caso de detectar equipo de cómputo encendido, no se apaga, debido a que puede contener información importante por guardar. Sin embargo, esta situación se registra en la bitácora de novedades, la hora y el lugar de lo observado.

Mantener una estrecha vigilancia en los cristales y ventanales de la fachada exterior del inmueble.

Reportar el equipo contra incendio o cilindros de extintores que se encuentren caducados en su vigencia (recarga) de acuerdo a la etiqueta.

Reportar el mal funcionamiento de lámparas y luminarias interiores y exteriores para que sean reemplazadas a la brevedad.

Solicitar que se realice el mantenimiento preventivo y correctivo a los dispositivos de seguridad, alarmas y señalamientos de los que dispone la empresa como defensa perimetral. Conservar una copia del calendario de pruebas y simulacros realizados en la empresa.

Realizar recomendaciones al cliente para la implementación de dispositivos de seguridad física y electrónica, y aumentar los niveles de seguridad en la empresa. De ser necesario, recomendar el incremento de plantilla de oficiales de seguridad para lograr un efecto más disuasivo entre los empleados y visitantes.

A través del rondín de vigilancia, los oficiales de seguridad tendrán perfectamente identificadas y reconocidas las instalaciones. Ante cualquier contingencia, los oficiales conocerán la ubicación de los extintores, de las salidas de emergencia, los hidrantes y los tableros de suministro de energía para cortar la energía eléctrica en caso de incendio o sismo, así como el procedimiento para la evacuación del personal.

Revisarán minuciosamente que las chapas, cerraduras y candados de puertas y cortinas, se encuentren en buen estado. Si existiera algún indicio de que fueron forzados para abrirlos, el oficial de seguridad dará parte a la Dirección de la empresa. Y así mismo a su jefe inmediato.

Durante el horario nocturno, el oficial de seguridad deberá realizar rondines de observación en todas las áreas autorizadas por la empresa, en periodos de no más de una hora y media de intervalo, registrando su recorrido por las estaciones con el puntero electrónico.

Reportará inmediatamente las condiciones en que se encuentren las instalaciones (interior y exterior) con el fin de que se detecten actos inseguros que sean producto del olvido; como puertas abiertas de las oficinas, objetos olvidados en áreas comunes, vehículos abiertos o con luces encendidas, unidades vehiculares que pernocten en el interior de las instalaciones, cafeteras, pantallas de televisión y aparatos eléctricos conectados, entre otros.

El oficial de seguridad realizará el rondín de vigilancia de acuerdo a sus consignas e indicaciones del cliente. Realizará el recorrido por el inmueble, en áreas de ingreso de personal, estacionamiento, portones de acceso, áreas perimetrales, sanitarios y vestidores de las instalaciones. En ningún momento el oficial de seguridad tendrá acceso en áreas restringidas de la empresa, a menos que sea con indicación directa y por escrito de la Dirección. De lo contrario, se realizarán los rondines solamente por su área de responsabilidad.

En el turno nocturno, el personal de Seguridad realizará los rondines de forma aleatoria por las instalaciones sin establecer rutinas ni horarios específicos; registrando en su bitácora las conductas que observe de los trabajadores, como es el caso de:

Personal que se encuentre durmiendo en lugares obscuros y apartados.

Participando en juegos de azar.

Fumando, comiendo, descansando o en la comisión de acciones que pongan en peligro la seguridad de sus compañeros y de las instalaciones.

Personal que se distrae por el uso de teléfonos celulares en áreas de maquinaria en funcionamiento, etc.

Verificará que el personal que se encuentra en el área de producción continua, cuente con el equipo de seguridad correspondiente, de lo contrario deberá hacer la observación al supervisor en turno.

El control de encendido y apagado de las luces se realizará por parte de los elementos de seguridad, previa instrucción del personal de mantenimiento, teniendo cuidado de no apagar los interruptores del área de sistemas y de aquellas que se les indique no tocar.

El personal de Seguridad deberá verificar que el encendido y apagado de los reflectores se realice normalmente. En caso de detectar alguna falla o desperfecto, registrarlo en el reporte de novedades, indicando el lugar y el tipo de desperfecto. Al día siguiente, reportarlo de manera inmediata.

CONTROL DE ALMACÉN, CORTINAS Y RAMPAS DE CARGA

El oficial de seguridad asignado a esta área, deberá permanecer alerta mientras la unidad de transporte se encuentra cargando o descargando materiales, mercancía o producto; poniendo especial atención al personal que circula por el área y a que el acceso (rampa/cortina) no permanezca abierta al terminar las actividades.

Antes de salir las unidades de la rampa, el operador deberá presentar la salida correspondiente, el responsable de almacén habrá firmado la hoja de entrega o recepción y verificado que la cantidad de cajas o piezas son las mismas que presenta la hoja de salida, factura o remisión. El oficial de seguridad deberá coordinar la salida de la unidad asegurándose que no se encuentre otra unidad en posición de ser golpeada.

El oficial de seguridad debe registrar en la bitácora de la caseta los datos del proveedor, compañía transportista, datos del vehículo, fecha, hora de entrada / salida y el motivo del ingreso.

Los horarios designados para la recepción y entrega de materiales o producto terminado serán determinados por la Gerencia de Almacén de la empresa.

El oficial de seguridad de Patio deberá verificar que el personal ajeno al área de almacén, bodega o recibo no se encuentre en la zona de maniobras sin justificar su presencia y cuente con la autorización del personal a cargo. El oficial de seguridad debe verificar que el personal que se encuentre en el área, porte correctamente el gafete de identificación (gafete de proveedor, visitante o contratista).

El oficial de seguridad le indica la ubicación de la rampa y el número de cortina donde será atendido por personal del área.

El oficial de seguridad debe verificar que los proveedores sean atendidos de acuerdo al orden de ingreso y número de folio asignado, salvo en el caso que el supervisor del área de recibo le indique pasar a un proveedor por concepto de entrega o recepción urgente.

El oficial de seguridad debe verificar que el personal transportista y operador no raye el piso o los muros del almacén al momento de operar el montacargas o patines.

El responsable del área de recibo es el único que puede romper el sello y abrir la caja para verificar la mercancía, el oficial de seguridad hace acto de presencia para cerciorarse que se realicen los procedimientos. Se toma la numeración del sello roto y se deposita en el contenedor para recicle. El oficial de seguridad debe anotar la hora de llegada de la unidad, la hora de registro y la hora de enrampe, así como el número de tarimas, la hora de salida y el nombre de las personas que intervinieron en la operación y, si las hubiera, las observaciones correspondientes.

Una vez que la unidad fue cargada o descargada completamente, el oficial de seguridad indicará al operador de la compañía transportista que debe retirar materiales sobrantes, basura y tarimas del área de recibo de materiales.

Cuando el supervisor de recibo le informe al oficial de seguridad que será devuelto material a algún proveedor debe especificar el nombre del proveedor, la cantidad y el motivo de la devolución (material excedente, material mal facturado o material defectuoso).

El oficial de seguridad debe anotar en la bitácora de novedades los datos del proveedor, cantidad de material que será devuelto, el motivo de la devolución y la descripción de los equipos o materiales.

Si en el transcurso del turno, el oficial de seguridad detecta personal en actitud sospechosa, reporta el hecho al Centro de Monitoreo para su seguimiento y al gerente de Operaciones, de quien recibirá las acciones a seguir.

El oficial de seguridad debe verificar que el transportista porte ropa adecuada para el desempeño de sus labores, así como el calzado de seguridad, no se permite el acceso a personal con bermudas, shorts, tenis, zapato de vestir.

El oficial de seguridad debe registrar en la bitácora de reporte de novedades el número de la orden de salida / entrega, factura, pedido, remisión o carta porte y que cuente con la firma de autorización correspondiente, además de los siguientes datos:

Hora de entrada.

Hora de salida.

Nombre de la empresa transportista o razón social del proveedor.

Fecha.

Nombre de quien recibe / entrega.

Número de folio de factura.

Vehículo, No. de placas, No. Eco.

Cantidad de material, especificando el número de tarimas, contenedores, cinturones, racks y piezas (en unidades de poco volumen).