Seguridad en América | Post

Ver a la seguridad desde el punto de vista holístico, permite tener una visión integral.

La seguridad hoy en día juega un papel de suma importancia en las organizaciones ya sean públicas o privadas, ningún tipo de industria queda exento de amenazas ya sea a sus activos (instalaciones, personal, información) o a los de terceros que ponen bajo su custodia (carga para ser transportada). Términos como riesgo, vulnerabilidad, seguridad, amenaza, peligro, etc., hoy en día forman parte del vocabulario que toda organización debe conocer. En ese sentido, actualmente en cualquier organización existen al menos tres y a veces hasta cinco o más áreas de seguridad (dependiendo el tipo de industria) que cohabitan en su estructura organizacional, trabajan de manera independiente y que sin saberlo, comparten riesgos, procesos y afectan a las otras áreas de seguridad. 
Por ejemplo, una aerolínea cuenta con las siguientes áreas de seguridad: Seguridad Aérea, Seguridad de la Aviación Civil (AVSEC), Seguridad Patrimonial, Seguridad Ocupacional, Ciberseguridad y más recientemente Seguridad Sanitaria (derivado de la pandemia de la COVID-19), esto nos lleva a reflexionar lo complejo que es administrar seis tipos de seguridad diferentes en una sola empresa, pero lo triste del asunto es que cada área de seguridad trabaja por silos, sin una visión periférica de 360 grados en donde se pueda anticipar al impacto que tendrá una nueva medida para los otros tipos de seguridad.

¿QUÉ PROBLEMAS SOLUCIONA?
La solución a este problema es integrar todos los sistemas de seguridad de la organización en un solo sistema de gestión que he denominado Sistema de Gestión de Seguridad Integral y que soluciona todos los problemas que se tienen al trabajar con sistemas de seguridad por separado, como:

• Duplicidad de procedimientos que lleva a cabo más de un área de Seguridad.
• Exceso de personal y mayor carga de trabajo.
• Ausencia de comunicación o comunicación poco efectiva entre las diversas áreas de seguridad que comparten procesos en común.
• Gran cantidad de documentos.
• Instrucciones contrarias en caso de procedimientos que son compartidos por más de un área de seguridad.
• Sanciones administrativas, económicas o hasta cierre de la empresa o suspensión de la operación en caso de inspecciones de autoridades derivado de ausencia de procesos o procesos mal aplicados por más de un área de seguridad.
• Pérdida de clientes y de credibilidad con socios comerciales y demás partes interesadas.

La integración de sistemas de gestión no es una tarea fácil, puede llevar hasta dos años dependiendo el tipo, tamaño y nivel de madurez de la organización, sin embargo, una vez que se integran los sistemas los beneficios son cuantiosos:

Reducción de cargas de trabajo y de documentación.
Instrucciones claras con la consecuente mitigación de errores de malinterpretación por parte de la persona que las ejecuta.
Comunicación eficiente entre las diversas áreas de seguridad.
Mitigación de sanciones por parte de autoridades y socios comerciales.
Incremento en la confianza de clientes y demás partes interesadas.
Organizaciones más rentables y seguras.
Políticas alineadas entre sí.
Gestión integral de riesgos que facilitan la toma de decisiones a nivel estratégico.

Si bien hay mucha literatura y empresas dedicadas a integrar los sistemas de Gestión de Calidad ISO 9001 con el Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo ISO 45001, poco hay referente a cómo integrar los diversos sistemas de seguridad. La experiencia en la integración de los sistemas ISO 9001, 14001 y 45001 junto a lo establecido en el documento de UNE 66177 “Guía para la integración de los sistemas de gestión” facilita este proceso.

¿QUÉ SE NECESITA PARA IMPLEMENTARLO?
Para que cualquier sistema de gestión se pueda integrar es necesario que cumpla con estos cuatro requisitos:

Enfoque basado en procesos. Todos los procesos deben estar documentados.
Pensamiento basado en riesgos. Toda actividad que se lleve a cabo en la organización debe ser evaluada en términos del riesgo que tiene.
Seguir el Ciclo de Deming de mejora continua. Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
Tener la Estructura de Alto Nivel de ISO (International Organization for Standarization):

• Contexto de la organización.
• Liderazgo.
• Planificación.
• Apoyo.
• Operación.
• Evaluación del desempeño.
• Mejora continua.

Figura 1. Estructura de un Sistema Integrado de Gestión de Calidad y Ambiental siguiendo el Ciclo de Deming y la Estructura de Alto Nivel de ISO.

Mi recomendación para una organización que quiera integrar los sistemas ISO 9001 con el ISO 14001 y el ISO 45001, es que primero integre sus sistemas de seguridad en uno solo y una vez que tenga su Sistema de Gestión de Seguridad Integral, integre éste con el resto de sus sistemas de gestión, esto facilitará mucho el proceso, optimizará tiempos, esfuerzo y demás recursos. El integrar sistemas de gestión implica hacer un análisis detallado de cada procedimiento de cada área de seguridad y ver cómo impacta éste en las otras áreas. 
Ciertamente, habrá procedimientos que no sean integrables, pues son muy específicos para un área de seguridad en particular, el análisis deberá considerar lo anterior. Para ello, resulta fundamental que el responsable de esta integración cuente con la experiencia en integrar sistemas de gestión, conozca aunque no a profundidad, lo que hacen las diversas áreas de Seguridad y muy importante, que no pertenezca a ninguna de las áreas de Seguridad. Desde mi experiencia, lo más adecuado es que el responsable de esta integración sea del área de Calidad o de Auditoría, pues podrá ver con una visión objetiva las necesidades de cada área sin tomar partido por alguna en particular.
Es importante diferenciar entre un Sistema de Certificación y uno de Gestión de Seguridad. Los sistemas como C-TPAT (Customs-Trade Partnership Against Terrorism), Operador Económico Autorizado (OEA), BASC (Business Alliance for Secure Commerce), TAPA (Transported Asset Protection Association), etc., son Sistemas de Certificación que no tienen la Estructura de Alto Nivel de ISO, pero que tienen algunos elementos de la misma dispersos en su estructura, esto puede facilitar el camino para su integración, sin embargo, será necesario primero llevarlos a la Estructura de Alto Nivel de ISO para que, como pieza de rompecabezas, puedan embonar perfectamente con los otros sistemas de gestión.
Finalmente, la seguridad hoy en día está presente en todas las organizaciones, en la casa, en la calle, en cada lugar al que vamos y en cada actividad que desarrollamos. Ver a la seguridad desde el punto de vista holístico, permite tener una visión integral. El área de Seguridad (cualquiera que ésta sea) se ha convertido en una de las más socorridas y por tanto mejor pagadas en la mayoría de las industrias y abren la puerta a los futuros profesionistas para poder desempeñarse en cualquiera de los tipos de seguridad.

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Fotos: Eduardo Reyes López