Seguridad en América | Post

Nuestro colaborador invitado, desde su experiencia, muestra una recopilación de estas labores

Tal como ha venido evolucionando la seguridad privada, no solamente en su función propia como actividad, sino también en su estructuración jurídica y orgánica, así mismo han evolucionado en profesionalismo sus diferentes modalidades y con ellas los cargos que desarrollan el servicio en su prestación, control y dirección.

Es el nivel de dirección donde se ubica hoy, el líder, ese gran personaje de la organización, el director de la seguridad privada, como máximo responsable de gestionar la seguridad de la empresa, y por esa razón este trabajo está encaminado a mostrar la evolución que ha tenido, su importancia y el espacio que ocupa en la empresa, en donde hoy sus resultados son insumos importantes en los niveles estratégicos para la toma de decisiones corporativas.

Se pretende, con este trabajo, llevar al lector a hacer un recorrido a la evolución del cargo de director de Seguridad Privada, desde sus inicios cuando su labor era meramente de control en el nivel operativo de la empresa hasta hoy cuando la misma evolución de la actividad jalonada por las exigencias y necesidades propias del mercado y la dinámica de los negocios, lo ubican en una posición ahora mucho más estratégica, desde la que se nutre la alta dirección para la toma de decisiones, para hacer este recorrido se debe necesariamente caminar por la misma evolución de la actividad de la seguridad privada.
La importancia del director para la empresa, ha conllevado a que esta a la hora de seleccionarlo, se realice un proceso que no puede limitarse a las etapas antiguas y pruebas tradicionales, sino, que debe profundizar en la aplicación de nuevas técnicas y estrategias con el fin de llegar al mayor conocimiento del candidato y tener los mejores argumentos a la hora de decidir quién será esa persona que gestionará la seguridad en la empresa.

¿POR QUÉ UN DIRECTOR DE OPERACIONES?
Porque es el profesional en gestión de seguridad integral muy ligado al funcionamiento efectivo y eficiente de las empresas de seguridad y su departamento de Operaciones y al logro de la misión para el cual fueron contratados:

• Fortalece la imagen corporativa empresarial.
• Asesora eficazmente a la gerencia, dirección general y directorio sobre todos los temas de seguridad de la empresa.
• Gestiona los riesgos de seguridad (contribuye ampliamente a la reducción y prevención de perdidas).
• Audita las operaciones de la empresa (función delegada por la dirección general).
• Alcanza los cambios trazados en la empresa a través de sus programas de seguridad.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA DIRECCIÓN DE OPERACIONES

• Prevenir y reducir pérdidas, planificando y ejecutando estrategias, políticas, procedimientos y programas de control estandarizados.
• Auditar las operaciones de la empresa, reportando a la dirección las perdidas encontradas, fraudes, conclusión de las investigaciones realizadas, recomendaciones y soluciones operacionales.
• Construir y desarrollar estrategias de seguridad a través de la evaluación y administración de riesgos, en línea con las directrices estratégicas corporativas.
• Proveer y coordinar asesoría y capacitaciones en seguridad para garantizar un entorno seguro que reduzca los riesgos y provea oportunidades para el desarrollo y el logro de los objetivos de la empresa.

El director de Operaciones de hoy, es una persona que, a diferencia de lo que pasaba tiempo atrás no está solamente para atender e investigar los siniestros ocurridos en la empresa, ni para hacer la supervisión de sus servicios o el esquema de seguridad, esas actividades son complementarias a su verdadera función que es la de diseñar, implementar y mantener una planificación acorde con los riesgos de la empresa.

Muchos reclutadores han llegado a la conclusión que los próximos directores para sus corporaciones deben poseer la experiencia y habilidad de poder alinear los programas de seguridad y manejo de riesgos con las necesidades de la empresa, en adición deben poseer las destrezas de relaciones interpersonales para interactuar con todos los niveles de la corporación con el fin de crear un ambiente de colaboración y trabajo en equipo.

¿Todos aquellos que trabajan en una organización son gerentes y directores? Claro que no, por razones de sencillez, dividimos a los miembros de una organización en dos categorías, gerentes directores y trabajadores operativos, en contraste con los directores, los trabajadores son individuos que efectúan directamente una tarea o trabajo y no tienen la responsabilidad de supervisar la labor de otros, usted probablemente esta mas familiarizado con los empleados operativos ya que los ve con frecuencia en la vida cotidiana, también los ve en las noticias ensamblando carros en una planta de Toyota y armando lavadoras en la planta ensambladora de Whirlpool, pero no debe usted suponer que los trabajadores operativos solo llevan a cabo tareas rutinarias por una paga modesta.

Muchos de estos empleados realizan trabajos que implican una alta responsabilidad, revisten gran importancia y son muy bien pagados en las organizaciones, pero hay mucho empleado operativo que tienen un buen salario y no son gerentes, aunque no tiene responsabilidades propias de un gerente, pero disfruta los privilegios que típicamente se asocian con las posiciones gerenciales, sin embargo, existen esas diferencias actuales en un organigrama, uno es director y otro es empleado operativo.

¿POR QUÉ TENEMOS DIRECTORES?

¿Qué sería de una compañía de mil guardias sin un director? ¿puede usted imaginarse lo que sería un restaurante como McDonald’s de su localidad sin un gerente?

Probablemente una de las primera palabras que llegue a su mente sea de caos, si es así, estaría en lo correcto, porque una de las cosas que los directores llevan a cabo, es hacerse cargo de la dirección de un grupo u organización, proporcionan un liderazgo formal, mediante el esclarecimiento de lo que se supone que el resto de la gente debe hacer, también facilitan la coordinación, los directores actúan como medio de comunicación mediante la coordinación de actividades de sus unidades con las actividades de otras unidades dentro de una organización, y un elemento más que proporcionan los directores es la responsabilidad, las organizaciones reducen la ambigüedad sobre los resultados del desempeño nombrando directores que se hacen responsables por el logro de las metas.

¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN?

Hasta este momento le hemos estado vueltas al termino organización, como si todos entendiéramos y aceptáramos lo que significa, este podría no ser el caso, por ejemplo, ¿cuándo un negocio nuevo se convierte en una organización? ¿Puede una persona ser una organización? ¿Definiría a su familia como una organización? 
Una organización es un arreglo sistemático de dos o más personas que cumplen papeles formales y comparten un propósito común, su colegio o universidad es una organización, también los son las fraternidades, las agencias del gobierno, las iglesias, la tienda de abarrotes de su colonia, las naciones unidas, el equipo de futbol, todas estas son organizaciones porque tienen tres características en común.
En primer lugar, cada una tiene un propósito claro, por lo general este propósito esta expresado en términos de una meta o un conjunto de metas; en segundo lugar, cada una está compuesta de gente; tercero, todas las organizaciones desarrollan una estructura sistemática que define los papeles formales y limita el comportamiento de sus miembros, el desarrollo de una estructura incluiría, por ejemplo, la creación de reglas y regulaciones, la definición de equipos, la identificación de líderes formales para darles autoridad sobre otros miembros (que son los directores) y la elaboración de descripciones del trabajo para que los miembros sepan qué es lo que se supone que deben de hacer, por lo tanto, el término “organización” se refiere a una entidad que tiene un propósito preciso, incluye gente o miembros y posee una estructura organizacional.
Ahora podemos responder las preguntas formuladas al principio de esta sección, un negocio se convierte en una organización cuando tiene metas formales, emplea a más de una persona, y desarrolla una estructura formal que define las relaciones entre los miembros.
Una persona por sí sola no puede ser una organización, así como una familia tampoco lo es en el sentido que le damos aquí, en contraste con la familia, una organización es menos personal y está diseñada para realizar tareas específicas, no para cumplir necesidades personales.

ENLACE ENTRE LAS ORGANIZACIONES

Los directores trabajan en un lugar que llamamos organización, la cual es el “campo de juego” donde los directores actúan, una herramienta crítica de los directores efectivos, es la capacidad de entender y predecir el comportamiento de la gente en las organizaciones. ¿Por qué? Echemos un vistazo nuevamente a nuestra definición de directores, ellos vigilan las actividades de otros, si el elemento clave de la administración es el trabajo con otros, entonces los gerentes necesitan tener un sólido entendimiento del comportamiento humano, el campo del comportamiento organizacional se ha desarrollado para ayudarnos a entender mejor el comportamiento de los individuos y los grupos. 
El comportamiento organizacional se define como el estudio sistemático de la manera en que la gente se comporta en las organizaciones, hace referencias a partir de disciplinas como psicología, sociología, antropología y otra ciencias sociales, y posteriormente utiliza sus descubrimientos para explicar y predecir los factores del desempeño del empleado (tales como productividad, ausentismo y rotación), factores importantes dentro de la seguridad privada, así como también las actitudes del empleado es decir, la satisfacción en el trabajo y la lealtad hacia la organización. 
Hoy en día, los directores desarrollan cinco funciones: planear, organizar, mandar, coordinar y controlar, el uso de las funciones de la administración sigue siendo una manera popular de clasificar el trabajo del director, sin embargo, ahora las funciones usualmente se condensan en cuatro: planear, organizar, dirigir y controlar, definamos brevemente lo que cada una de estas funciones abarca.
Si usted quiere aprender a ser un gerente efectivo, necesita entender lo que acarrea este trabajo, en la presente sección repasamos diversas perspectivas del trabajo del director.
El cargo del director de Operaciones en las empresas, ha venido evolucionando, ya no estamos en los 90’s, en pleno siglo XXI, a la par como lo ha hecho la misma actividad de la seguridad privada, y es por eso que no se puede mirar a esa evolución de una manera aislada, sino que necesariamente hay que mirarla a la par del desarrollo de la industria de la seguridad privada como actividad.

FUNCIONES DEL DIRECTOR OPERATIVO

Un director de Operaciones cumple un rol fundamental en una organización empresarial, gubernamental o de otra índole. Las tareas precisas de un director de Operaciones dependen en gran medida de la naturaleza y el tamaño de la empresa. En general, un director de Operaciones planifica, supervisa y suaviza la comunicación.

• Gestión de recursos. El director de Operaciones desempeña un papel de liderazgo en la gestión tanto de los equipos y como del personal. La supervisión del inventario, de las compras y los suministros es fundamental para el trabajo. Tareas de recursos humanos incluyen la determinación de las necesidades, la contratación de empleados, la supervisión de las asignaciones de los empleados y la planificación del desarrollo personal.
• Gestión financiera. El director de Operaciones desempeña un papel clave en la elaboración de presupuestos, control de costos y el mantenimiento de organización en un buen camino financiero. Su gestión de la cadena de suministros y otros recursos ayuda a minimizar los costos de producción. Estudian previsiones de negocios, informes de ventas y estados financieros para encontrar formas de maximizar los resultados. Utilizan métodos tales como el análisis de costo-beneficio para mejorar la eficiencia.
• Establecimiento de objetivos. El director de Operaciones establece metas y objetivos y fijan políticas para los distintos departamentos de la operación. Por ejemplo, las responsabilidades de un gerente de Operaciones incluyen el pronóstico de rutas y la planificación de la supervisión y sus resultados. En colaboración con otros gerentes, ellos ayudan a establecer procedimientos y ponerlos en práctica.
• Comunicaciones. El director de Operaciones necesita una buena comunicación y habilidades interpersonales para ayudar a las diferentes partes de una organización a trabajar en conjunto. Su trabajo incluye la creación de una cultura positiva en donde se pueda hacer el trabajo. Facilitan la comunicación entre los empleados y los departamentos. A veces, ellos pueden ayudar a resolver disputas o desacuerdos.

También desempeñan las siguientes funciones:

• Los directores de Operaciones cooperan en la toma de decisiones de alto nivel junto con otros altos ejecutivos de la organización, como el presidente, director financiero y director ejecutivo.
• La dirección de Operaciones será quien redacte conjuntamente con la Dirección General los reglamentos y consignas que delimiten las funciones para el personal de jefes, supervisores y personal de guardias.
• Será este mismo quien entregue de forma escrita e informe al personal sobre los lineamientos de trabajo para su ejecución inmediata.
• Coordinará los trabajos realizados de cada servicio conforme a los reportes y consignas entregados para cada uno de estos.
• Revisará las actividades de los supervisores respecto a sus consignas particulares de cada servicio.
• Revisará, actualizará los manuales de capacitación, coordinará y supervisará que se lleven a cabo con el personal.
• Estará al pendiente que los supervisores se apeguen al reglamento interno de la empresa y que los supervisores informen a sus subordinados para que conozcan sus reglamentos y consignas antes de montar un servicio.
• Revisará diariamente que los jefes de turno de cada sección entreguen a la hora indicada los reportes de asistencias de su personal y las novedades al cambio de turno.
• Coordinará la supervisión para cada servicio y establecerá un rol para cada uno.
• Pedirá a cada supervisor o jefe de turno elaboren de forma fehaciente y clara un análisis de riesgos de cada uno de sus servicios o puntos de control.
• Realizará conjuntamente con el jefe de supervisión un examen de diagnóstico de riesgo antes de montar cualquier servicio por primera vez para observar las necesidades del servicio.
• Coordinará las acciones correspondientes para cualquier novedad o incidencia que se presente en los servicios previa notificación de los jefes del servicio o jefe operativo.
• Realizará y revisará junto con cada cliente el pliego de consignas particulares para cada servicio.
• Coordinará junto con los supervisores que se realicen todas y cada una de las consignas generales y particulares entregadas por escrito, a todo el personal operativo.
• Revisará diariamente el parte de novedades y el pase de lista que el personal operativo de cada servicio haya entregado al supervisor general.
• Revisará periódicamente el buen desempeño del personal en los servicios, así como examinará al personal sobre el conocimiento de sus consignas y reglamentos.
• Dependerá del director de Operaciones junto con el jefe de supervisión, revisar y actualizar los manuales de capacitación. 
  Observará muy de cerca la capacitación del personal por parte de capacitadores internos o externos.
  Coordinará la capacitación y adiestramiento para todo el personal operativo.
• Revisará junto con el personal de Recursos Humanos los requerimientos mínimos necesarios que se le piden a cada elemento, de acuerdo a las características y necesidades de cada servicio. 
• La Dirección Operativa controlará y revisará toda acción y desempeño de todo el personal operativo.
• Planificará, desarrollará, implementará y gestionará el proceso del área de Operaciones.
• Evaluará y controlará el nivel de riesgo que existe.
• Elaborará y actualizará los manuales de procedimiento para las situaciones de riesgo que se pueden prevenir, analizando ventajas y desventajas de seguridad existentes.
• Velará por el cumplimiento de las políticas de la empresa que han sido previamente establecidas.
• Verificará la satisfacción del cliente, en caso de algún disturbio o incidente, presentarse directo y solucionar.
• Dará atención al cliente en cuanto a necesidades del servicio.
• Reaccionará ante incidentes coordinar el apoyo de acuerdo con la magnitud, reportará a dirección y al cliente, generará informe.
• Controlará las vacantes, incapacidades, permisos, faltas, rotación y abandonos de servicio.
• Establecerá indicadores de gestión, lo que no se mide no se puede mejorar, y en seguridad si no existen indicadores que permitan a la alta dirección evaluar la función y resultados de la operación por medio del director, lo más probable es que en tiempos de vacas flacas, volteen y los primeros presupuestos que recorten sean los de área de Operaciones, hay que poder demostrar en términos financieros el valor que aporta la seguridad a las consecución de los objetivos de la organización, es la mejor manera de sobrevivir en un entorno de negocios tan altamente competitivo y complejo como la Seguridad Privada.
• Hará reportes de inteligencia, así como la empresa se preocupa por entender los cambios en el mercado, consumidores, factores económicos, políticos y sociales, los reportes de inteligencia en temas de seguridad deberían de ser parte de la información estratégica que debe ser tomada en cuenta por la empresa para la toma de decisiones, está en los directores y gerentes de la empresa, poder entregar información útil, actualizada y relevante.
  Con datos precisos de la operación, estos reportes de inteligencia son los informes ejecutivos que se hacen llegar al cliente de manera semanal, quincenal y con un detallado reporte final cada mes, donde se dan a conocer todos los estándares de la operación en los servicios, estos llamados KPI’s, así como el informe también de los APT’s que juegan un papel importante en la gestión de servicio al cliente y a la alta dirección de la empresa, esto hace que pueda llegar a posicionarse como una pieza clave de la organización al mismo director de Operaciones un líder de gran nivel en la organización.

Para finalizar, les comento que la seguridad por todos los elementos que involucra puede llegar a ser un arte, se requiere de profesionales comprometidos y experimentados y con la visión de integrar a esta función como director, como agregadora de valor, a la organización y empezar a cambiar la percepción de muchas empresas que la consideran tan solo como un gasto más.